Finska Vetenskaps-Societeten

Stadgar och arbetsordning

Stadgar för Finska Vetenskaps-Societeten

Societetens uppgift och allmänna organisation
1 §. Finska Vetenskaps-Societeten r.f., på finska Suomen Tiedeseura r.y. (Societas Scientiarum Fennica, The Finnish Society of Sciences and Letters), stiftad 1838, har till ändamål att främja vetenskaperna.
Detta sker genom utgivning av skrifter, utdelning av pris och forskningsunderstöd, samt anordnande av föredrag och möten. Societeten kan vidare ta initiativ till forskning, avge sakkunnigutlåtanden och delta i den vetenskapliga diskussionen.
Societetens hemort är Helsingfors.
2 §. Societeten indelas i fyra sektioner: den matematisk-fysiska, den biovetenskapliga, den humanistiska och den samhällsvetenskapliga.
Ledamöter
3 §. Societeten består av ordinarie ledamöter, utländska ledamöter och hedersledamöter, samtliga valda på livstid.
Till ordinarie ledamöter inväljer Societeten finska medborgare eller utländska medborgare med hemort i Finland som gjort sig kända såsom självständiga forskare och som kan förutsättas främja Societetens ändamål.
Till utländska ledamöter kan Societeten kalla förtjänta vetenskapsidkare med hemort i utlandet.
Till hedersledamöter kan kallas inhemska och utländska personer, som på ett synnerligen framstående sätt utövat eller främjat vetenskaplig forskning.
Hedersledamöter och utländska ledamöter har ej rösträtt. Om en ordinarie ledamot väljs till hedersledamot kvarhåller hen alla sina medlemsrättigheter inklusive rösträtt.
Om en utländsk ledamot permanent bosätter sig i Finland kan Societeten besluta om att ändra hens ledamotsstatus.
Antalet ordinarie och utländska ledamöter inom varje sektion fastställs av Societeten.
Ledamotskap av Societeten medför inte ekonomiska förpliktelser gentemot Societeten.
4 §. Förslag till inval av ny ordinarie ledamot framläggs av minst två ledamöter tillsammans.
Val förrättas med slutna sedlar. För inval fordras minst två tredjedelar av det antal röster som givits i valet.
I Societetens arbetsordning beskrivs i detalj hur invalet av nya medlemmar bereds.
Kallande av utländsk ledamot försiggår på samma sätt som inval av ordinarie ledamot.
Förslag om kallande av hedersledamot bör vara undertecknat av minst två ordinarie ledamöter av Societeten. Förslaget inlämnas till styrelsen, som efter att ha hört vederbörande sektion föredrar ärendet för Societeten. Valet förrättas vid följande sammanträde på det sätt som i mom. 2 är stadgat.
Styrelse och funktionärer
5 §. Societetens ledande förtroendevalda är Societetens ordförande och viceordförande. De viktigaste funktionärerna är sekreteraren och skattmästaren.
Societetens namn tecknas av ordförande, viceordförande, sekreterare och skattmästare, två tillsammans.
6 §. Societetens angelägenheter handhas av en styrelse som består av nio medlemmar. Styrelsen har fyra suppleanter. Samtliga styrelsemedlemmar och suppleanter skall vara ordinarie ledamöter av Societeten.
Styrelsen består av Societetens ordförande, viceordförande, en representant för var och en av Societetens fyra sektioner samt ytterligare tre ledamöter av Societeten. Suppleanterna är personliga suppleanter för sektionernas representanter. Societetens ordförande och viceordförande verkar som ordförande respektive viceordförande i styrelsen.
Styrelsen är beslutför då ordföranden eller viceordföranden och minst fyra medlemmar är närvarande. Om en styrelsemedlem som representerar en sektion är frånvarande men hens suppleant närvarande beaktas detta då beslutförhet avgörs.
Angående förvaltningen av Societetens tillgångar och fonder stadgas särskilt i §§ 14-15.
7 §. Sekreteraren, som enligt hävd kallas Societetens ständige sekreterare, samt skattmästaren väljs vid ordinarie sammanträde tillsvidare eller på bestämd tid.
Styrelsen, ordföranden, viceordföranden och suppleanterna väljs vid årssammanträdet för tiden intill nästa årssammanträde. Sekreteraren och skattmästaren kan även väljas till styrelsen för en längre bestämd tid, dock högst fem år.
Valen förrättas med slutna sedlar, om någon ledamot så begär. Uppnås inte majoritet vid valet, anställs ny omröstning. Om ej heller då majoritet uppnås, förrättas val mellan de två, som vid den andra omröstningen erhållit de flesta rösterna. Faller rösterna lika, avgör lotten.
8 §. Ordföranden eller, i ordförandens frånvaro, viceordföranden leder förhandlingarna vid Societetens och styrelsens sammanträden.
Uppstår samtidigt förfall för såväl ordföranden som viceordföranden vid Societetens sammanträde, utses ordförande av mötet.
9 §. Sekreteraren för protokoll vid Societetens och styrelsens sammanträden, föredrar inkomna ärenden, verkställer Societetens och styrelsens beslut, ombesörjer Societetens brevväxling, övervakar vården av Societetens arkiv och bibliotek, övervakar utgivningen av Societetens skrifter och författar årsberättelsen.
Vid förfall för sekreteraren handhas befattningen av någon därtill utsedd ordinarie ledamot.
För att bistå sekreteraren kan Societeten utse personal för kansliet samt en eller flera redaktörer antingen på bestämd tid eller tillsvidare.
10 §. Skattmästaren övervakar skötseln av Societetens fonder och kassa, tar emot de anslag som beviljats Societeten ur allmänna medel, liksom dess övriga inkomster och verkställer Societetens utbetalningar, för ordet vid förvaltningsnämndens möten, ombesörjer att Societetens räkenskaper blir sakkunnigt förda samt avger för Societetens årssammanträde en berättelse över Societetens ekonomi och bokslut under det gångna kalenderåret.
11 §. Angående redigering av Societetens skriftserier och villkoren för antagning av arbeten i dessa utfärdar Societeten särskilda publiceringsregler.
12 §. Ständige sekreteraren har ansvaret för Societetens boksamlingar och publikationslager samt övervakar i samråd med Societetens redaktörer försäljning och distribution av Societetens skrifter.
Redaktörerna ombesörjer redigeringen och utgivningen av Societetens skrifter enligt de publiceringsregler som utfärdats av Societeten.
13 §. Varje sektion utser bland sina ledamöter en ordförande för tre år. En sektion kan utse en sekreterare antingen på bestämd tid eller tillsvidare.
Sektionens ordförande sammankallar sektionen och leder dess förhandlingar, sörjer för att sektionens uppdrag verkställs samt föredrar för Societeten från sektionen inkommande ärenden.
Vid förfall för sektionens ordförande handhas befattningen av sektionens sekreterare eller annan härtill utsedd person.
Förvaltning
14 §. Skötseln av Societetens tillgångar och fonder överses av en förvaltningsnämnd som är underställd styrelsen.
Nämnden består av Societetens skattmästare som ordförande, Societetens sekreterare samt högst sex medlemmar, av vilka minst två är ordinarie ledamöter av Societeten och minst två utanför Societeten stående ekonomiskt sakkunniga personer.
Val av medlemmar i förvaltningsnämnden sker vid Societetens årssammanträde.
15 §. Societetens räkenskapsår är kalenderåret.
För granskning av Societetens räkenskaper utses vid årssammanträdet en revisor samt en verksamhetsgranskare jämte personliga suppleanter. Revisorn och revisorns suppleant skall vara CGR-revisorer.
Revisorn skall efter fullgjort uppdrag till Societetens nästa årssammanträde avge revisionsberättelse.
Verksamhetsgranskaren skall likaledes avge berättelse över sin granskning av verksamheten.
Sammanträden
16 §. Societeten firar offentligen sin årshögtid inom april månad, enligt hävd den 29 april.
I samband med årshögtiden samlas Societeten till årssammanträde i sluten session.
Vid årssammanträdet skall följande ärenden behandlas:
1. Sekreteraren avger årsberättelsen, vilken offentliggörs i skrift.
2. Skattmästarens berättelse och revisionsberättelsen samt berättelsen över verksamhetsgranskningen föredras.
3. Bokslutet fastställs och frågan om ansvarsfrihet för styrelsen, sekreteraren, skattmästaren och förvaltningsnämnden prövas.
4. Val av styrelse, förvaltningsnämnd och revisor samt verksamhetsgranskare förrättas såsom i §§ 7, 14 och 15 stadgats.
17 §. Societetens ordinarie sammanträden hålls på dagar som Societeten fastslår.
Extra sammanträde hålls, när styrelsen finner skäl föreligga eller när minst tio ordinarie ledamöter eller när minst en tiondedel av Societetens röstberättigade medlemmar så begär.
Kallelse till sammanträde och övriga meddelanden till ledamöternas kännedom skall ske skriftligen minst tio dagar i förväg. Kallelsen bör innehålla uppgifter om alla vid sammanträdet förekommande viktiga ärenden.
Om styrelsen eller Societetens sammanträde så bestämmer, kan man delta i sammanträden per post, genom datakommunikation eller med något annat tekniskt hjälpmedel antingen under eller före mötet.
18 §. Vid Societetens sammanträden hålls föredrag, lämnas information och förs diskussion i vetenskapliga frågor samt behandlas i sluten session Societetens övriga angelägenheter.
Rösträtt vid Societetens sammanträden tillkommer endast ordinarie ledamot. Beträffande hedersledamot, se 3 §, 5 mom.
19 §. Närmare föreskrifter om sin verksamhet utfärdar Societeten i en arbetsordning.
Ändring av stadgarna och upplösning av Societeten
20 §. Beslut om ändring av dessa stadgar fattas med minst två tredjedels majoritet av det antal röster som givits vid två på varandra följande ordinarie möten.
21 §. Beslut om upplösning av Societeten fattas med minst tre fjärdedels majoritet av det antal röster som givits vid två på varandra följande ordinarie möten.
Fattas beslut om upplösning skall Societeten besluta om användning av dess tillgångar i ett syfte som avser vetenskapernas främjande.

Stadgeändring godkänd på Vetenskaps-Societetens ordinarie möte 21.9.2020 och registrerad i föreningsregistret 12.1.2021.

Arbetsordning för Finska Vetenskaps-Societeten

Allmän organisation
1. Benämning
I sådana fall, då Societetens officiella svenska eller finska namn inte nyttjas används Societas Scientiarum Fennica. Översättning till annat språk är möjlig. I engelsk text används The Finnish Society of Sciences and Letters.
2. Sektioner och ledamotsrum
Antalet ordinarie ledamotsrum är i varje sektion 30. Då ledamot uppnått 67 års ålder, kan en ny ledamot inväljas på ledamotsrummet. Skulle forskare som redan uppnått högre ålder än 67 år inväljas som ordinarie ledamot räknas dessa inte med i ovan nämnda kvot på 30 ledamöter.
Ledamot tillhör den sektion som föreslagit invalet, oberoende av det vetenskapsområde vederbörande anses företräda.
Ordinarie ledamot skall vara finsk medborgare.
Antalet av sektionerna föreslagna och invalda utländska ledamöter bör inte överstiga antalet ordinarie ledamöter i sektionen. Om ordinarie ledamot stadigvarande bosätter sig utomlands, bör sektionen pröva om hen bör överföras till de utländska ledamöternas kategori. Härvid utfärdas dock inte ett nytt diplom över inval.
Om hedersledamots sektionstillhörighet beslutar Societeten vid invalet.
3. Möteskallelser och mötesdagar
Kallelse till möte bör skriftligen sändas ut minst tio dagar före Societetens sammanträde. Årssammanträdet hålls den 29 april, såvida inte helg eller annat väsentligt hinder föreligger. I sådant fall utser styrelsen en närliggande tidigare dag för årssammanträdet.
Societetens ordinarie sammanträden hålls på måndagar, i regel den tredje måndagen i månaden. Om ändrade dagar beslutar Societeten, på förslag av styrelsen.
Invalsprocedur
4. Inval av ordinarie och utländska ledamöter
Vid majmötet meddelas antalet ledamotsrum som blir vakanta under kalenderåret. Invalsnämnderna väljs sektionsvis på majmötet och består av 3-5 ledamöter. De arbetar aktivt fram till slutet av september för att få in bra förslag.
De motiverade förslagen lämnas via en webbplattform senast den 30 september. Alla ledamöter får i början av september en länk till plattformen. Kansliet skickar genast förslagen med motiveringar sektionsvis till invalsnämnderna.
Invalsnämnderna sammankommer inom två veckor och gör sin prioritering. Maximalt lyfts så många fram som det finns rum men det är också möjligt att ingen lyfts fram. De prioriterade förslagen skickas per e-mail till kansliet senast 15 oktober.
Kansliet skickar genast förslagen sektionsvis till sektionernas ledamöter. Prioriteringarna ska framgå men alla föreslagna ska finnas på listan.
Sektionernas ledamöter röstar per e-mail till kansliet senast 25 oktober. Man kan rösta på vem som helst av de föreslagna men högst med så många röster som det finns rum. Kansliet och sektionens ordförande räknar rösterna. Kansliet meddelar resultaten sektionsvis till invalsnämnderna senast 1 november.
Invalsnämnderna sammanträder och framlägger sina slutliga förslag som kommuniceras per e-mail till kansliet senast 10 november.
Förslagen diskuteras på det allmänna mötet i november. Förslag görs för inval, vid behov efter omröstning. Förslagsställarna ska vara beredda att motivera sina förslag. Maximalt så många namn går vidare som det finns rum. Inget tvång finns att fylla något rum.
Decembermötet avgör förslagen från novembermötet. Vid omröstningen stryks icke önskvärda namn över. För inval krävs 2/3 av de angivna rösterna (dvs. minst 2/3 oöverstrukna instanser av varje enskilt kandidatnamn).
Val av utländska ledamöter sker på motsvarande sätt.
5. Val av hedersledamot
Förslag till val av hedersledamot bör inlämnas till styrelsen åtföljt av skriftlig motivering undertecknad av minst två ordinarie ledamöter av Societeten.
Sedan styrelsen prövat ärendet meddelar den sin ståndpunkt till den sektion eller de sektioner som närmast motsvarar den föreslagnas verksamhetsinriktning och ber om utlåtande av sektionen. Dessa utlåtanden får inte ges offentlighet, men kan delges förslagsställarna. Sedan styrelsen åter behandlat ärendet, ger den förslaget till Societeten för avgörande.
I kallelsen till Societetens sammanträde, där styrelsens förslag upptas till behandling, bör det framgå att fråga om val av hedersledamot föreligger. Förslaget bordläggs för slutlig behandling vid följande sammanträde. Vid detta sker omröstning med slutna sedlar sedan två rösträknare utsetts. Förslaget godkänns om det tillstyrkts av två tredjedelar av de i omröstningen deltagande.
Val av funktionärer och styrelse
6. Behörighet
Societetens ständige sekreterare, skattmästare och styrelsemedlemmar skall vara ordinarie ledamöter av Societeten.
7. Val av ordförande och viceordförande
För att bereda val av ordförande och viceordförande för Societeten, tillsätts en valberedningsnämnd med tretton medlemmar. Självskrivna medlemmar av nämnden är Societetens sekreterare, som även är sammankallare, sektionernas ordförande, de ordinarie medlemmar av styrelsen, vilka representerar de fyra sektionerna, samt ytterligare en representant för varje sektion. Om styrelsemedlem har förfall eller är sektionsordförande, inträder hens suppleant i hens ställe. Om en sektions ordförande har förfall, inträder sektionens viceordförande i hens ställe.
Om någon medlem av valberedningsnämnden så önskar, fastställer nämnden sitt förslag efter sluten omröstning. Om minst tre medlemmar av nämnden så önskar, skall den göra alternativa förslag med angivande av prioritering. Nämndens förslag meddelas vid årssammanträdet.
Vid årssammanträdet sker valet av ordförande och viceordförande med öppen omröstning om inte någon ledamot yrkar på sluten omröstning. Valen är för ett år. Om inte majoritet bland de i valet deltagande uppnås för någon av de föreslagna i första omröstningen, sker en ny valomgång med slutna sedlar, så även i en tredje omgång, om en sådan måste ske mellan de två föreslagna som vunnit de största röstetalen i andra omgången.
Ordförande väljs först och därefter viceordförande. Ordförande och viceordförande bör höra till olika sektioner.
Ordförande och viceordförande för Societeten kan återväljas endast två gånger i omedelbar följd. Om till ordförande valts föregående viceordförande, begränsar detta inte möjligheten till återval.
8. Val av styrelse
Valberedningsnämnden har även att för årssammanträdet föreslå val av en styrelsemedlem, som inte representerar någon särskild sektion.
Sektionernas representanter i styrelsen jämte dessas personliga suppleanter föreslås av sektionerna, som besluter om detta vid sektionssammanträde. Sektionernas förslag meddelas vid Societetens årssammanträde.
Valet av styrelsemedlemmar sker med öppen omröstning eller slutna sedlar på samma sätt som valet av ordförande.
Ordinarie styrelsemedlem, som representerar sektion, kan återväljas fem gånger i omedelbar följd.
9. Val av sekreterare och skattmästare
Val av sekreterare eller skattmästare sker på förslag av styrelsen. Sedan styrelsen meddelat sitt förslag, sker valet på samma sätt som valet av ordförande. Om en tredjedel av de vid Societetens sammanträde närvarande så önskar, bör valet bordläggas till följande sammanträde.
10. Val av förvaltningsnämnd och revisorer.
Valberedningsnämnden gör upp förslag till förvaltningsnämnd, revisor och verksamhetsgranskare samt deras suppleanter. Valet sker på årsmötet.
Val av övriga funktionärer
11. Val av ordförande och sekreterare i sektionerna
Sektionerna utser sina ordförande för en treårsperiod, som börjar vid Societetens närmast följande årssammanträde. Valet meddelas Societetens årssammanträde till kännedom. Om en sektions ordförande avgår under den period för vilken hen valts, utses snarast möjligt en ny ordförande för den återstående delen av perioden. Sektionsordförande skall inte utan särskilda skäl återväljas mer än en gång i omedelbar följd.
Då sektion sammanträder för att välja ordförande, bör detta meddelas i kallelsen. Den som vid valet erhållit det största antalet röster är vald. Om någon av de närvarande av sektionens ledamöter så önskar, sker valet med slutna sedlar.
Valet av viceordförande sker på samma sätt som då ordförande utses.
Om en sektion önskar utse en sekreterare, sker valet för bestämd eller obestämd tid enligt sektionens beslut. Valet sker vid sektionssammanträde i vars kallelse ärendet bör ha meddelats.
12. Val av redaktörer
Redaktörer för Societetens skriftserier samt representanter i skriftserienämnder utses av Societeten för angiven period eller på obestämd tid på förslag av styrelsen.
13. Val av delegationsmedlemmar
Societeten utser sina representanter i Delegationen för vetenskapsakademierna i Finland och i styrelsen för de Vetenskapliga samfundens delegation på förslag av styrelsen.
14. Stipendienämnder
Societeten utser varje år inom de olika sektionerna stipendienämnder och deras ordförande. De består av 3 – 5 ledamöter, som helst skall representera olika områden inom sektionen. Dessa gör upp ett förslag till utdelning, som sedan behandlas av styrelsen och allmänna mötet. Efter den första behandlingen på allmänna mötet bordläggs förslaget för slutgiltigt fastslående på årsmötet. Medlemmarna i stipendienämnden skall helst bestå av sådana ledamöter, som inte sökt ett sådant stipendium som nämnden behandlar.
15. Prisnämnder
Prisnämnderna består av 3-5 medlemmar från den sektion som priset gäller. Undantag är Professor E. J. Nyströms prisnämnd som består av tre ledamöter från den sektion som priset gäller samt av en ledamot från de andra sektionerna. Nämnderna väljer ordförande inom sig. Lärarpristagarna föreslås av lärarorganisationerna.
16. Arbetsordningen godkändes på det allmänna mötet 16.5.2016.
Paragraf 4 godkändes på det allmänna mötet 22.5.2017.
Arbetsordningen reviderades på allmänna mötet 21.9.2020.