Säännöt ja työjärjestys
Suomen Tiedeseuran säännöt
Tiedeseuran tarkoitus ja yleinen järjestäytyminen
1 §. Suomen Tiedeseura r.y.:n, ruotsiksi Finska Vetenskaps-Societeten r.f., (Societas Scientiarum Fennica, The Finnish Society of Sciences and Letters), perustettu 1838, tarkoituksena on edistää tieteitä. Tarkoitus toteutetaan julkaisutoiminnalla, jakamalla palkintoja ja tutkimusapurahoja sekä järjestämällä esitelmätilaisuuksia ja kokouksia. Tiedeseura voi lisäksi panna alulle tutkimusta, antaa asiantuntijalausuntoja ja osallistua tieteelliseen keskusteluun.
Tiedeseuran kotipaikka on Helsinki.
2 §. Tiedeseurassa on neljä osastoa seuraavasti: matemaattis-fysikaalinen, biotieteellinen, humanistinen ja yhteiskuntatieteellinen.
Jäsenet
3 §. Tiedeseuran jäsenistö koostuu varsinaisista jäsenistä, ulkomaisista jäsenistä ja kunniajäsenistä, jotka kaikki valitaan eliniäksi.
Varsinaisiksi jäseniksi Tiedeseura valitsee Suomen kansalaisia, jotka ovat tehneet itsensä tunnetuiksi itsenäisinä tutkijoina ja joiden voidaan olettaa edistävän Tiedeseuran tarkoitusta.
Ulkomaisiksi jäseniksi Tiedeseura voi kutsua ansioituneita tieteenharjoittajia, joiden kotipaikka on Suomen ulkopuolella.
Kunniajäseniksi voidaan kutsua kotimaisia ja ulkomaisia henkilöitä, jotka ovat erittäin huomattavalla tavalla harjoittaneet tai edistäneet tieteellistä tutkimusta.
Kunniajäsenillä ja ulkomaisilla jäsenillä ei ole äänestysoikeutta. Jos varsinainen jäsen valitaan kunniajäseneksi, hän nauttii edelleen kaikista jäsenyyden suomista oikeuksista äänioikeus mukaan lukien.
Jos ulkomainen jäsen asettuu asumaan pysyvästi Suomeen, Tiedeseura voi päätöksellään tarkistaa hänen jäsenyysasemaansa.
Tiedeseura vahvistaa jokaiseen osastoon kuuluvien varsinaisten ja ulkomaalaisten jäsenten lukumäärän. Tiedeseuran jäsenyys ei aiheuta taloudellisia velvoitteita Tiedeseuraa kohtaan.
4 §. Ehdotuksen uuden varsinaisen jäsenen valinnasta tekee vähintään kaksi jäsentä.
Äänestys järjestetään suljettuna lippuäänestyksenä. Valintaan vaaditaan vähintään kaksi kolmasosaa äänestyksessä annetuista äänistä.
Uusien jäsenten valintamenettely on kuvattu yksityiskohtaisesti Tiedeseuran työjärjestyksessä.
Ulkomaiseksi jäseneksi kutsutaan samaa menettelyä noudattaen kuin varsinaiseksi jäseneksi kutsuttaessa.
Ehdotus kunniajäseneksi kutsumisesta on vähintään kahden Tiedeseuran varsinaisen jäsenen allekirjoitettava. Ehdotus jätetään hallitukselle, joka kyseessä olevan osaston kuulemisen jälkeen esittelee asian Tiedeseuralle. Äänestys pidetään seuraavassa kokouksessa 2. momentissa säädetyllä tavalla.
Hallitus ja toimihenkilöt
5 §. Tiedeseuran johtavat luottamushenkilöt ovat Tiedeseuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Tärkeimmät toimihenkilöt ovat sihteeri ja varainhoitaja.
Tiedeseuran nimen kirjoittaa puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja varainhoitaja, kaksi yhdessä.
6 §. Tiedeseuran asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu yhdeksän jäsentä. Lisäksi hallitukseen kuuluu neljä varajäsentä. Jokaisen hallituksen jäsenen ja varajäsenen on oltava Tiedeseuran varsinainen jäsen.
Hallitukseen kuuluvat Tiedeseuran puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, yksi edustaja Tiedeseuran kultakin osastolta sekä lisäksi kolme muuta Tiedeseuran jäsentä. Varajäsenet ovat osastojen edustajien henkilökohtaisia varajäseniä.
Tiedeseuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja toimivat hallituksen puheenjohtajana ja varapuheenjohtajana. Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään neljä jäsentä on saapuvilla.
Jos jotakin osastoa edustava jäsen on poissa mutta tämän varajäsen on paikalla, otetaan tämä huomioon päätösvaltaisuutta ratkaistaessa. Tiedeseuran varojen ja rahastojen hallinnoinnista säädetään erikseen 14 ja 15 §§:ssä.
7 §. Sihteeri, jota perinteisesti kutsutaan Tiedeseuran pysyväksi sihteeriksi, sekä varainhoitaja valitaan sääntömääräisessä kokouksessa toistaiseksi tai määräajaksi.
Hallitus, puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja varajäsenet valitaan vuosikokouksessa seuraavaan vuosikokoukseen asti. Sihteeri ja varainhoitaja voidaan nimittää hallitukseen enintään viiden vuoden määräajaksi.
Äänestykset pidetään suljettuina lippuäänestyksinä jäsenen niin vaatiessa. Jos äänestyksessä ei saavuteta enemmistöä, pidetään uusi äänestys. Jos kukaan ei silloinkaan saa enemmistöä, äänestetään kahden eniten ääniä saaneen ehdokkaan välillä. Äänten mennessä tasan ratkaisee arpa.
8 §. Puheenjohtaja tai, puheenjohtajan poissa ollessa, varapuheenjohtaja johtaa puhetta Tiedeseuran ja hallituksen kokouksissa.
Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan ollessa samanaikaisesti estyneitä, kokous valitsee puheenjohtajan.
9 §. Sihteeri pitää pöytäkirjaa Tiedeseuran ja hallituksen kokouksissa, esittelee saapuneet asiat, panee täytäntöön Tiedeseuran ja hallituksen päätökset, huolehtii Tiedeseuran kirjeenvaihdosta, valvoo Tiedeseuran arkiston ja kirjaston hoitoa, valvoo Tiedeseuran julkaisujen tuottamista sekä laatii vuosikertomuksen.
Sihteerin ollessa poissa hänen tointaan hoitaa toinen sitä varten valittu varsinainen jäsen.
Tiedeseura voi nimittää sihteerin avuksi toimistohenkilöstöä sekä yhden tai useamman toimittajan joko määräajaksi tai toistaiseksi.
10 §. Varainhoitaja valvoo Tiedeseuran rahastojen ja kassan hoitoa, ottaa vastaan Tiedeseuralle julkisista varoista myönnetyt määrärahat, samoin kuin sen muut tulot ja suorittaa Tiedeseuran maksut, johtaa puhetta hallintokunnan kokouksissa, vastaa että Tiedeseuran kirjanpito hoidetaan asianmukaisesti sekä antaa Tiedeseuran vuosikokoukselle kertomuksen Tiedeseuran taloudesta ja tilinpäätöksen kuluneesta kalenterivuodesta.
11 §. Tiedeseuran julkaisusarjojen toimittamisesta ja ehdoista, joilla niihin hyväksytään käsikirjoituksia, Tiedeseura antaa erilliset julkaisusäännöt.
12 §. Pysyvä sihteeri vastaa Tiedeseuran kirjakokoelmista ja julkaisuvarastoista sekä valvoo yhdessä Tiedeseuran toimittajien kanssa Tiedeseuran julkaisujen myyntiä ja jakelua.
Toimittajat huolehtivat Tiedeseuran julkaisujen toimittamisesta Tiedeseuran antamien julkaisusääntöjen mukaisesti.
13 §. Jokainen osasto valitsee jäsentensä keskuudesta puheenjohtajan kolmeksi vuodeksi. Osasto voi nimittää sihteerin joko määräajaksi tai toistaiseksi.
Osaston puheenjohtaja kutsuu koolle osaston ja johtaa sen keskustelua, vastaa osaston tehtävien täytäntöönpanosta sekä esittelee Tiedeseuralle osastosta tulevat asiat.
Osaston puheenjohtajan ollessa estynyt hänen tointaan hoitaa osaston sihteeri tai muu tarkoitusta varten valittu henkilö.
Hallinto
14 §. Tiedeseuran varojen ja rahastojen hoitoa valvoo hallituksen alaisuudessa toimiva hallintokunta.
Hallintokunta koostuu Tiedeseuran varainhoitajasta puheenjohtajana, Tiedeseuran sihteeristä sekä enintään kuudesta jäsenestä, joista vähintään kaksi on Tiedeseuran varsinaisia jäseniä ja vähintään kaksi Tiedeseuran ulkopuolisia talouden asiantuntijoita.
Hallintokunnan jäsenet valitaan Tiedeseuran vuosikokouksessa.
15 §. Tiedeseuran tilikausi on kalenterivuosi.
Tiedeseuran tilien tarkastamiseksi valitaan vuosikokouksessa tilintarkastaja ja toiminnantarkastaja sekä henkilökohtaiset varajäsenet heille. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan on oltava KHT-tilintarkastajia.
Tilintarkastajan on hänen suoritettuaan tehtävänsä annettava tilintarkastuskertomus Tiedeseuran seuraavalle vuosikokoukselle.
Toiminnantarkastajan on niin ikään annettava toiminnantarkastuskertomus.
Kokoukset
16 §. Tiedeseura viettää julkisesti pääjuhlaansa huhtikuussa, perinteisesti huhtikuun 29.
Pääjuhlan yhteydessä Tiedeseura kokoontuu vuosikokoukseen suljetussa istunnossa.
Vuosikokouksessa on käsiteltävä seuraavat asiat:
1. Sihteeri antaa vuosikertomuksen, joka julkaistaan kirjallisena.
2. Esitellään varainhoitajan kertomus, tilintarkastajan kertomus ja toiminnantarkastuskertomus.
3. Vahvistetaan tilinpäätös ja käsitellään hallituksen, sihteerin, varainhoitajan ja hallintokunnan vastuuvapaus.
4. Valitaan hallitus, hallintokunta ja tilintarkastaja sekä toiminnantarkastaja, kuten 7, 14 ja 15 §§:ssä säädetään.
17 §. Tiedeseuran sääntömääräiset kokoukset pidetään Tiedeseuran määrääminä päivinä.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenen varsinaista jäsentä tai vähintään yksi kymmenesosa Tiedeseuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä vaatii.
Kokouskutsut ja muut viestit jäsenten tiedoksi on lähetettävä kirjallisesti vähintään kymmenen päivää etukäteen. Kutsun tulee sisältää tiedot kaikista kokouksessa käsiteltävistä tärkeistä asioista.
Tiedeseuran kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai Tiedeseuran kokouksen niin päättäessä myös postitse, taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.
18 §. Tiedeseuran kokouksissa pidetään esitelmiä, jaetaan tietoa ja käydään keskustelua tieteellisistä aiheista sekä käsitellään suljetussa kokouksessa Tiedeseuran muita asioita.
Äänioikeus Tiedeseuran kokouksissa on ainoastaan varsinaisilla jäsenillä. Kunniajäsenten osalta viitataan 5. §:n 5. momenttiin.
19 §. Tiedeseura antaa tarkempia määräyksiä toiminnastaan työjärjestyksen muodossa.
Sääntöjen muuttaminen ja Tiedeseuran purkaminen
20 §. Päätös näiden sääntöjen muuttamisesta tehdään vähintään kahden kolmasosan enemmistöllä kahdessa peräkkäisessä sääntömääräisessä kokouksessa annetuista äänistä.
21 §. Päätös Tiedeseuran purkamisesta tehdään vähintään kolmen neljäsosan enemmistöllä kahdessa peräkkäisessä sääntömääräisessä kokouksessa annetuista äänistä.
Tiedeseuran purkautuessa Tiedeseuran on päätettävä sen varojen käyttämisestä johonkin tieteitä edistävään tarkoitukseen.
Sääntömuutos on hyväksytty Tiedeseuran varsinaisessa kokouksessa 21.9.2020, ja merkitty yhdistysrekisteriin 12.1.2021.
Suomen Tiedeseuran työjärjestys
Yleinen järjestäytyminen
1. Nimi
Tiedeseuran nimi on sääntöjen mukaan Suomen Tiedeseura r.y. (ruotsiksi Finska Vetenskaps-Societeten r.f.). Jos Tiedeseuran virallista ruotsin- tai suomenkielistä nimeä ei ole mahdollista käyttää, on käytettävä nimeä Societas Scientiarum Fennica.I sådana fall, då Societetens officiella svenska eller finska namn inte nyttjas används Societas Scientiarum Fennica. Englanninkielisissä teksteissä käytetään nimeä The Finnish Society of Sciences and Letters, ranskankielisissä Société Scientifique de Finlande ja saksankielisissä Finnische Wissenschaftliche Gesellschaft. Myös käännös muille kielille on mahdollinen.
2. Osastot ja jäsenistö
Kussakin osastossa on 30 varsinaista jäsentä. Jäsenen täytettyä 67 vuotta voidaan jäsenistöön valita yksi uusi jäsen.
Jäsen kuuluu osastoon, johon häntä on ehdotettu (katso 5 §), riippumatta siitä, mitä tieteenalaa hänen katsotaan edustavan.
Ulkomaisten jäsenten määrä ei saa ylittää osaston varsinaisten jäsenten määrää.
Kunniajäsenten osastosta päättää Tiedeseura valinnan yhteydessä.
3. Hallitus ja toimihenkilöt
Sääntöjen mukaan hallitukseen kuuluu yhdeksän jäsentä, joista jokaisen on oltava Tiedeseuran varsinainen jäsen.
Pysyvän sihteerin ja varainhoitajan on oltava Tiedeseuran varsinaisia jäseniä.
On tarkoituksenmukaista, että sihteeri sekä varainhoitaja ovat hallituksen jäseniä. Jos näin ei ole, heillä on kuitenkin oikeus osallistua hallituksen kokouksiin ja käyttää niissä puheenvuoroja.
4. Kokoukset
Tiedeseura kokoontuu sääntömääräiseen kokoukseen kunkin kuukauden kolmantena maanantaina syyskuusta toukokuuhun. Vuosikokous järjestetään kuitenkin 29. huhtikuuta. Tiedeseura voi hallituksen ehdotuksesta päättää, että kokouksia järjestetään muina päivinä.
Uusien jäsenten valinta
5. Varsinaisten ja ulkomaisten jäsenten valinta
Sääntöjen mukaan Tiedeseura valitsee varsinaisiksi jäseniksi Suomen kansalaisia tai Suomessa pysyvästi asuvia ulkomaiden kansalaisia, jotka ovat tehneet itsensä tunnetuiksi itsenäisinä tutkijoina ja joiden voidaan olettaa edistävän Tiedeseuran tarkoitusta. Ulkomaisiksi jäseniksi Tiedeseura voi kutsua ansioituneita tieteenharjoittajia, joiden kotipaikka on Suomen ulkopuolella.
Kalenterivuonna vapautuvien jäsenpaikkojen määrä ilmoitetaan toukokuun kokouksessa. Kukin osasto, jolla on vapaita jäsenpaikkoja, nimittää valintalautakunnan, johon kuuluu osaston puheenjohtaja koollekutsujana sekä 2–4 muuta kyseisen osaston jäsentä. Valintalautakuntien kokoonpanosta ilmoitetaan Tiedeseuran toukokuun kokouksessa. Invalsnämnderna arbetar aktivt fram till slutet av september för att få in bra förslag. Valintalautakunnat valmistelevat ehdotuksensa huolellisesti syyskuun loppuun mennessä.
Ehdotuksen uuden varsinaisen jäsenen valinnasta tekee vähintään kaksi varsinaista jäsentä yhdessä. Perustellut ehdotukset jätetään verkkoalustan kautta 30. syyskuuta mennessä. Ehdottajien on ilmoitettava, mihin osastoon ehdotetun jäsenen on tarkoitus kuulua.
Valintalautakunnat kokoontuvat ennen lokakuun 15. päivää ja ehdottavat jäseniksi enintään niin monta henkilöä kuin jäsenpaikkoja on vapaina. Valintalautakunta voi myös esittää, että yksi tai useampi jäsenpaikka jätetään täyttämättä. Valintalautakunnan perusteltu ehdotus lähetetään yhdessä kaikkien osastolle tulleiden ehdotusten kanssa osaston jäsenille. Tämän jälkeen osastot keskustelevat ehdotuksista sisäisesti esimerkiksi sähköpostitse ja/tai videokokouksessa. Keskustelun päätteeksi osaston jäsenet äänestävät sähköisesti. Jäsenet voivat antaa äänensä kenelle tahansa ehdotetuista henkilöistä, mutta äänestää voi enintään niin monta ehdokasta kuin jäsenpaikkoja on vapaina.
Osaston ehdotuksessa saa olla mukana enintään vapaita jäsenpaikkoja vastaava määrä henkilöitä. Ehdotuksessa ovat mukana ehdokkaat, jotka ovat saaneet eniten ääniä sähköisessä äänestyksessä ja vähintään puolet annetuista äänistä, jos kyseessä ovat valintalautakunnan ehdottamat henkilöt, tai kaksi kolmasosaa annetuista äänistä, jos kyseiset henkilöt eivät ole valintalautakunnan ehdottamia. Tämä ehdotus toimitetaan Tiedeseuran yleiskokoukselle. Vaikka ehdotus sisältäisi henkilöitä, jotka ovat täyttäneet 67 vuotta, ehdotettujen henkilöiden määrä ei saa ylittää vapaina olevien jäsenpaikkojen määrää.
Osastojen jäsenehdotukset esitellään Tiedeseuran marraskuun kokouksessa. Esittelyn tarkoituksena on antaa jäsenille taustatietoa, jotta he voivat ottaa kantaa ehdotuksen hyväksymiseen. Jäsenet voivat myös esittää kysymyksiä ehdotusten tekijöille ja valintalautakunnille. Tässä kokouksessa ei ole mahdollista tehdä vastaehdotuksia osastojen ehdotuksille. Asia siirretään päätettäväksi joulukuun kokoukseen.
Asia siirretään päätettäväksi joulukuun kokoukseen. Tiedeseuran joulukuun kokouksessa asia ratkaistaan äänestämällä. Äänestyslipussa on kunkin ehdotetun henkilön nimi. Äänestys tapahtuu yliviivaamalla nimet, joita ei toivota jäseniksi. Ehdokas tulee valituksi, mikäli hän saa vähintään kaksi kolmasosaa annetuista äänistä (eli hänen nimensä on yliviivattu alle kolmasosassa äänestyslipuista).
Jos joulukuun kokous järjestetään kokonaan etäkokouksena tai sekä paikan päällä että etäyhteydellä, äänestyksessä käytetään sähköisiä äänestyslippuja, joiden toimintaperiaate on sama kuin edellä. Ulkomaiset jäsenet valitaan samalla tavalla. Ulkomaisille jäsenille ei ole kuitenkaan jäsenpaikkoja. Valintalautakunnat eivät saa ehdottaa enempää ulkomaisia jäseniä kuin varsinaisia jäseniä. Tiedeseura ei voi joulukuun kokouksessa valita mihinkään osastoon enempää ulkomaisia jäseniä kuin varsinaisia jäseniä.
6. Kunniajäsenten valinta
Ehdotus kunniajäseneksi kutsumisesta on jätettävä hallitukselle kirjallisine perusteluineen ja vähintään kahden Tiedeseuran varsinaisen jäsenen allekirjoittamana.
Tarkasteltuaan asiaa hallitus ilmoittaa kantansa osastolle tai osastoille, jotka lähinnä vastaavat ehdotetun henkilön tieteenalaa, ja pyytävät osaston lausuntoa. Lausuntoja ei saa julkistaa, mutta ne voidaan toimittaa ehdotuksen tekijöille. Hallitus käsittelee asiaa uudelleen ja toimittaa sitten ehdotuksen Tiedeseuran ratkaistavaksi.
Kutsussa Tiedeseuran kokoukseen, jossa hallituksen ehdotusta on määrä käsitellä, on ilmoitettava kunniajäsenen valinnasta. Ehdotus siirretään käsiteltäväksi lopullisesti seuraavassa kokouksessa. Tällöin valitaan kaksi ääntenlaskijaa ja järjestään suljettu lippuäänestys. Ehdotus hyväksytään, mikäli se on saanut kaksi kolmasosaa annetuista äänistä.
Hallituksen ja toimihenkilöiden valinta
7. Vaalivalmistelulautakunta
Osastot nimittävät viidestä jäsenestä koostuvan vaalivalmistelulautakunnan valmistelemaan Tiedeseuran puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan, osastoista riippumattoman 1–3 hallituksen jäsenen, hallintokunnan sekä tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan valintaa. Jokainen osasto nimittää oman edustajansa vaalivalmistelulautakuntaan. Tiedeseuran pysyvä sihteeri toimii lautakunnan puheenjohtajana ja koollekutsujana.
8. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta
Vaalivalmistelulautakunta laatii tulevan toimintavuoden puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajaa koskevan ehdotuksensa vuosikokoukselle. Vaalivalmistelulautakunta voi ehdottaa samaan toimeen useita henkilöitä. Jos samaan toimeen on useita ehdokkaita, äänestys pidetään Tiedeseuran sääntöjen 7 §:ssä säädetyn mukaisesti.
Ensin valitaan puheenjohtaja ja sen jälkeen varapuheenjohtaja. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan on kuuluttava eri osastoihin.
Tiedeseuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja voidaan valita uudelleen enintään kaksi kertaa peräkkäin. Jos puheenjohtajaksi on valittu aiempi varapuheenjohtaja, tämä ei rajoita uudelleenvalintaa.
9. Hallituksen valinta
Vaalivalmistelulautakunta myös ehdottaa vuosikokoukselle valittavaksi 1–3 hallituksen jäsentä, jotka eivät edusta mitään tiettyä osastoa. On tarkoituksenmukaista, että näistä kaksi ovat sihteeri ja varainhoitaja, jotka sääntöjen mukaan voidaan valita enintään viideksi vuodeksi kerrallaan. Hallituksen niin kutsuttu yhdeksäs jäsen valitaan yhdeksi toimintavuodeksi kerrallaan.
Osastot ehdottavat omia edustajiaan ja näiden varajäseniä hallitukseen päätettyään ehdokkaista omissa kokouksissaan. Osastojen ehdotukset ilmoitetaan Tiedeseuran vuosikokoukselle.
Vuosikokouksessa valitaan hallituksen jäsenet Tiedeseuran sääntöjen 7 §:ssä säädetyllä tavalla.
Osastojaan edustavat hallituksen jäsenet sekä yhdeksäs jäsen voidaan valita uudelleen enintään viisi kertaa peräkkäin. Jos yhdeksäs jäsen siirtyy edustamaan jotakin osastoa tai jos jonkin osaston edustaja valitaan yhdeksänneksi jäseneksi, hän voi toimia hallituksen jäsenenä enintään kuutena peräkkäisenä vuonna.
10. Hallintokunnan ja tilintarkastajien valinta
Vaalivalmistelulautakunta laatii hallintokunnan jäseniä, tilintarkastajia ja toiminnantarkastajaa sekä näiden varahenkilöitä koskevat ehdotukset. Valinta tehdään vuosikokouksessa sääntöjen mukaisesti.
11. Sihteerin ja varainhoitajan valinta
Kun sihteerin tai varainhoitajan toimi vapautuu, koska määräaikaiseksi valitun toimihenkilön toimikausi päättyy tai toistaiseksi valittu toimihenkilö on ilmoittanut luopuvansa toimestaan, tästä on ilmoitettava Tiedeseuralle viipymättä. Samanaikaisesti toimi on julistettava haettavaksi.
Sihteeri ja varainhoitaja valitaan hallituksen ehdotuksesta. Kun hallitus on julkistanut ehdotuksensa, äänestys toimitetaan kuten puheenjohtajaa valittaessa. Valinta on siirrettävä seuraavaan kokoukseen, jos kolmasosa Tiedeseuran kokouksessa läsnä olevista niin toivoo.
12. Osastojen puheenjohtajien ja sihteerien valinta
Kukin osasto valitsee itselleen puheenjohtajan kolmivuotiskaudelle, joka alkaa Tiedeseuran lähinnä seuraavasta vuosikokouksesta. Valinta annetaan tiedoksi Tiedeseuran vuosikokoukselle. Jos jonkin osaston puheenjohtaja jättää tehtävänsä toimikaudella, jolle hänet on valittu, valitaan pikimmiten uusi puheenjohtaja jäljellä olevalle toimikaudelle. Osaston puheenjohtajaa ei saa ilman erityistä syytä valita uudelleen kuin kerran peräkkäin.
Jos osasto kokoontuu valitsemaan puheenjohtajaa, tästä on ilmoitettava kokouskutsussa. Puheenjohtajaksi valitaan äänestyksessä eniten annettuja ääniä saanut henkilö. Äänestys pidetään suljettuna lippuäänestyksenä, jos joku läsnä olevista osaston jäsenistä niin toivoo.
Varapuheenjohtaja valitaan samalla tavoin kuin puheenjohtaja.
Jos osasto haluaa valita sihteerin, hänet voidaan nimittää määräajaksi tai toistaiseksi osaston päätöksen mukaan. Valinta tehdään osaston kokouksessa, jonka kutsussa on ilmoitettava asiasta.
13. Toimittajien valinta
Tiedeseura valitsee julkaisusarjojensa toimittajat sekä julkaisusarjalautakuntien edustajat määräajaksi tai toistaiseksi hallituksen ehdotuksesta.
14. Jäsenten valinta ulkoisiin organisaatioihin
Hallitus nimittää Tiedeseuran edustajat Suomen Tiedeakatemioiden ohjausryhmään sekä Tieteellisten seurain valtuuskunnan hallitukseen.
15. Apurahat ja apurahatoimikunnat
Kukin osasto nimittää vuosittain apurahatoimikunnan, johon kuuluu 3–5 osaston jäsentä, mieluimmin osaston eri aloilta. Sohlbergin säätiöllä on lisäksi oma toimikuntansa, johon kuuluu viisi jäsentä ja kaksi varajäsentä vuorineuvos Seth Sohlbergin lahjoitusrahastoa varten. Heidän tulee olla Tiedeseuran jäseniä, ja Tiedeseuran hallitus nimittää heidät kolmeksi vuodeksi.
Apurahatoimikuntien ja Sohlbergin säätiön jäseniksi on valittava henkilöitä, jotka eivät ole hakeneet oman toimikuntansa käsiteltäviksi tulevia apurahoja.
Toimikuntien kokoonpanoa koskevat osastojen tai hallituksen päätökset on annettava tiedoksi Tiedeseuralle.
Apurahatoimikunnat laativat ehdotukset myönnettävien apurahojen koosta ja ajankohdasta. Hallitus päättää apurahojen jakamisesta vahvistetun budjetin mukaisesti apurahatoimikuntien ehdotusten perusteella. Vuoden aikana haettavia matka-apurahoja ei käsitellä toimikunnissa, vaan niistä päättää suoraan hallitus.
Tiedeseuran apurahoja koskevat tarkemmat säännöt on esitetty ohjeissa, jotka Tiedeseura hyväksyi 21.12.2020.
Tiedeseura vastaa myös Magnus Ehrnroothin säätiölle tulleiden apurahahakemusten tieteellisestä arvioinnista. Säätiön sääntöjen mukaan vuosittain vastaanotettavat hakemukset arvioi Tiedeseuran hallitus tai sen nimittämä lautakunta.
16. Palkinnot, palkintolautakunnat ja palkintonimitystoimikunnat
Professori E. J. Nyströmin palkinto myönnetään vuorovuosin Tiedeseuran osastojen edustamille tieteenaloille. Osastot nimittävät jäsenet professori E. J. Nyströmin palkinnon lautakuntaan. Osasto, jota palkinto koskee, nimittää kolme jäsentään lautakuntaan. Kyseinen osasto nimittää myös lautakunnan koollekutsujan. Muut osastot nimittävät kukin yhden jäsenensä lautakuntaan.
Professori Theodor Homénin fysiikanpalkinnon lautakuntaan kuuluu kolme jäsentä matemaattis-fysikaalisesta osastosta. Heidät nimittää matemaattis-fysikaalinen osasto, joka nimittää myös koollekutsujan. Professori Theodor Homénin isänmaan historian palkinnon lautakuntaan kuuluu kolme jäsentä humanistisesta osastosta.
Heidät nimittää humanistinen osasto, joka nimittää myös koollekutsujan. Valtioneuvos Lorenz Lindelöfin matematiikanpalkinnon lautakuntaan kuuluu kolme Tiedeseuran jäsentä, jotka nimittää matemaattis-fysikaalinen osasto.
Opettajapalkintojen vastaanottajia koskevia ehdotuksia pyydetään opettajajärjestöiltä, oppilaitoksilta ja yksityishenkilöiltä.
Ehdotukset käsittelee palkintolautakunta, johon jokainen osasto nimittää yhden jäsenistään. Tiedeseuran hallitus nimittää koollekutsujan. Ehdotuksen FT Mikael Björnbergin muistosäätiön apurahojen saajista laatii palkintolautakunta, johon kuuluu Tiedeseuran ja Björnbergin perheen edustajia. Tiedeseuran hallitus nimittää lautakunnan ja sen koollekutsujan.
Tiedeseuran hallitus nimittää Magnus Ehrnroothin säätiön palkinnon palkintolautakunnan. Lautakuntien kokoonpanoa koskevat osastojen tai hallituksen päätökset on annettava tiedoksi Tiedeseuralle.
Palkintolautakuntien tehtävänä on laatia Tiedeseuran hallitukselle perusteltu ehdotus palkintojen saajista.
Toimikuntien kokoonpanoa koskevat osastojen tai hallituksen päätökset on annettava tiedoksi Tiedeseuralle.
Palkintolautakuntien tehtävänä on laatia Tiedeseuran hallitukselle perusteltu ehdotus palkintojen saajista. Lautakunnat voivat pyytää näkemyksiä niin Tiedeseuran jäseniltä kuin ulkopuolisilta asiantuntijoilta. Lopullisen päätöksen palkintojen saajista tekee hallitus lukuun ottamatta Magnus Ehrnroothin säätiön palkintoa, josta lopullisen päätöksen tekee säätiön hallitus.
Tiedeseuraa pyydetään säännöllisesti valitsemaan muiden järjestöjen ja tahojen myöntämien palkintojen saajia. Kukin osasto nimittää tässä tarkoituksessa kolmen vuoden välein palkintonimitystoimikunnan, johon kuuluu 3–5 osaston jäsentä sekä koollekutsuja. Toimikuntien kokoonpanoa koskevat osastojen päätökset on annettava tiedoksi Tiedeseuralle.
Toimikuntien tehtävänä on laatia hallitukselle perusteltu ehdotus kyseisten palkintojen saajista. Toimikunta voi myös antaa Tiedeseuralle suosituksia nimeämättä jättämisestä. Hallitus toimittaa toimikuntien ehdotuksen perusteella nimitykset palkinnon myöntävälle taholle.
Tämä työjärjestys tulee voimaan 1.1.2022.