Tiedeseuran jäsenet voivat hakea matka-apurahoja jatkuvasti ympäri vuoden. Vapaamuotoinen hakemus toimitetaan sähköisessä järjestelmässä hyvissä ajoin ennen matkaa. Kirjaudu henkilökohtaiseen profiiliin (ei instituutioprofiiliin). Jos sinulla ei ole profiilia, luo se ensin. Ellei sinulla ole hakemuskoodia tallessa, pyydä se Tiedeseuran toimistosta. 

Hallitus käsittelee hakemukset seuraavassa kokouksessaan, joka pidetään kuukauden kolmantena maanantaina (paitsi huhti-, kesä- ja heinäkuussa). Apurahoja ei myönnetä takautuvasti.

Päätöksestä ilmoitetaan sähköpostitse. Jotta apuraha voidaan maksaa, tulee kirjautua profiiliin ja täyttää maksatuspyyntö.

Loppuraportti toimitetaan viimeistään kolmen kuukauden kuluttua hakemuksessa ilmoitetusta päättymispäivästä profiilin kautta. Raportti voi olla vapaamuotoinen.