Stadgar och arbetsordning
Societetens uppgift och allmänna organisation
1 §. Finska Vetenskaps-Societeten r.f., på finska Suomen Tiedeseura r.y. (Societas Scientiarum Fennica, The Finnish Society of Sciences and Letters), stiftad 1838, har till ändamål att främja vetenskaperna. Detta sker genom utgivning av skrifter, utdelning av pris och forskningsunderstöd, samt anordnande av föredrag och möten. Societeten kan vidare ta initiativ till forskning, avge sakkunnigutlåtanden och delta i den vetenskapliga diskussionen.
Societetens hemort är Helsingfors.
2 §. Societeten indelas i fyra sektioner: den matematisk-fysiska, den biovetenskapliga, den humanistiska och den samhällsvetenskapliga.
Ledamöter
3 §. Societeten består av ordinarie ledamöter, utländska ledamöter och hedersledamöter, samtliga valda på livstid.
Till ordinarie ledamöter inväljer Societeten finska medborgare eller utländska medborgare med hemort i Finland som gjort sig kända såsom självständiga forskare och som kan förutsättas främja Societetens ändamål.
Till utländska ledamöter kan Societeten kalla förtjänta vetenskapsidkare med hemort i utlandet.
Till hedersledamöter kan kallas inhemska och utländska personer, som på ett synnerligen framstående sätt utövat eller främjat vetenskaplig forskning.
Hedersledamöter och utländska ledamöter har ej rösträtt. Om en ordinarie ledamot väljs till hedersledamot kvarhåller hen alla sina medlemsrättigheter inklusive rösträtt.
Om en utländsk ledamot permanent bosätter sig i Finland kan Societeten besluta om att ändra hens ledamotsstatus.
Antalet ordinarie och utländska ledamöter inom varje sektion fastställs av Societeten. Ledamotskap av Societeten medför inte ekonomiska förpliktelser gentemot Societeten.
4 §. Förslag till inval av ny ordinarie ledamot framläggs av minst två ledamöter tillsammans.
Val förrättas med slutna sedlar. För inval fordras minst två tredjedelar av det antal röster som givits i valet.
I Societetens arbetsordning beskrivs i detalj hur invalet av nya medlemmar bereds.
Kallande av utländsk ledamot försiggår på samma sätt som inval av ordinarie ledamot.
Förslag om kallande av hedersledamot bör vara undertecknat av minst två ordinarie ledamöter av Societeten. Förslaget inlämnas till styrelsen, som efter att ha hört vederbörande sektion föredrar ärendet för Societeten. Valet förrättas vid följande sammanträde på det sätt som i mom. 2 är stadgat.
Styrelse och funktionärer
5 §. Societetens ledande förtroendevalda är Societetens ordförande och viceordförande. De viktigaste funktionärerna är sekreteraren och skattmästaren.
Societetens namn tecknas av ordförande, viceordförande, sekreterare och skattmästare, två tillsammans.
6 §. Societetens angelägenheter handhas av en styrelse som består av nio medlemmar. Styrelsen har fyra suppleanter. Samtliga styrelsemedlemmar och suppleanter skall vara ordinarie ledamöter av Societeten.
Styrelsen består av Societetens ordförande, viceordförande, en representant för var och en av Societetens fyra sektioner samt ytterligare tre ledamöter av Societeten. Suppleanterna är personliga suppleanter för sektionernas representanter. Societetens ordförande och viceordförande verkar som ordförande respektive viceordförande i styrelsen.
Styrelsen är beslutför då ordföranden eller viceordföranden och minst fyra medlemmar är närvarande. Om en styrelsemedlem som representerar en sektion är frånvarande men hens suppleant närvarande beaktas detta då beslutförhet avgörs.
Angående förvaltningen av Societetens tillgångar och fonder stadgas särskilt i §§ 14-15.
7 §. Sekreteraren, som enligt hävd kallas Societetens ständige sekreterare, samt skattmästaren väljs vid ordinarie sammanträde tillsvidare eller på bestämd tid.
Styrelsen, ordföranden, viceordföranden och suppleanterna väljs vid årssammanträdet för tiden intill nästa årssammanträde. Sekreteraren och skattmästaren kan även väljas till styrelsen för en längre bestämd tid, dock högst fem år.
Valen förrättas med slutna sedlar, om någon ledamot så begär. Uppnås inte majoritet vid valet, anställs ny omröstning. Om ej heller då majoritet uppnås, förrättas val mellan de två, som vid den andra omröstningen erhållit de flesta rösterna. Faller rösterna lika, avgör lotten.
8 §. Ordföranden eller, i ordförandens frånvaro, viceordföranden leder förhandlingarna vid Societetens och styrelsens sammanträden.
Uppstår samtidigt förfall för såväl ordföranden som viceordföranden vid Societetens sammanträde, utses ordförande av mötet.
9 §. Sekreteraren för protokoll vid Societetens och styrelsens sammanträden, föredrar inkomna ärenden, verkställer Societetens och styrelsens beslut, ombesörjer Societetens brevväxling, övervakar vården av Societetens arkiv och bibliotek, övervakar utgivningen av Societetens skrifter och författar årsberättelsen.
Vid förfall för sekreteraren handhas befattningen av någon därtill utsedd ordinarie ledamot.
För att bistå sekreteraren kan Societeten utse personal för kansliet samt en eller flera redaktörer antingen på bestämd tid eller tillsvidare.
10 §. Skattmästaren övervakar skötseln av Societetens fonder och kassa, tar emot de anslag som beviljats Societeten ur allmänna medel, liksom dess övriga inkomster och verkställer Societetens utbetalningar, för ordet vid förvaltningsnämndens möten, ombesörjer att Societetens räkenskaper blir sakkunnigt förda samt avger för Societetens årssammanträde en berättelse över Societetens ekonomi och bokslut under det gångna kalenderåret.
11 §. Angående redigering av Societetens skriftserier och villkoren för antagning av arbeten i dessa utfärdar Societeten särskilda publiceringsregler.
12 §. Ständige sekreteraren har ansvaret för Societetens boksamlingar och publikationslager samt övervakar i samråd med Societetens redaktörer försäljning och distribution av Societetens skrifter.
Redaktörerna ombesörjer redigeringen och utgivningen av Societetens skrifter enligt de publiceringsregler som utfärdats av Societeten.
13 §. Varje sektion utser bland sina ledamöter en ordförande för tre år. En sektion kan utse en sekreterare antingen på bestämd tid eller tillsvidare.
Sektionens ordförande sammankallar sektionen och leder dess förhandlingar, sörjer för att sektionens uppdrag verkställs samt föredrar för Societeten från sektionen inkommande ärenden.
Vid förfall för sektionens ordförande handhas befattningen av sektionens sekreterare eller annan härtill utsedd person.
Förvaltning
14 §. Skötseln av Societetens tillgångar och fonder överses av en förvaltningsnämnd som är underställd styrelsen.
Nämnden består av Societetens skattmästare som ordförande, Societetens sekreterare samt högst sex medlemmar, av vilka minst två är ordinarie ledamöter av Societeten och minst två utanför Societeten stående ekonomiskt sakkunniga personer.
Val av medlemmar i förvaltningsnämnden sker vid Societetens årssammanträde.
15 §. Societetens räkenskapsår är kalenderåret.
För granskning av Societetens räkenskaper utses vid årssammanträdet en revisor samt en verksamhetsgranskare jämte personliga suppleanter. Revisorn och revisorns suppleant skall vara CGR-revisorer.
Revisorn skall efter fullgjort uppdrag till Societetens nästa årssammanträde avge revisionsberättelse.
Verksamhetsgranskaren skall likaledes avge berättelse över sin granskning av verksamheten.
Sammanträden
16 §. Societeten firar offentligen sin årshögtid inom april månad, enligt hävd den 29 april.
I samband med årshögtiden samlas Societeten till årssammanträde i sluten session.
Vid årssammanträdet skall följande ärenden behandlas:
1. Sekreteraren avger årsberättelsen, vilken offentliggörs i skrift.
2. Skattmästarens berättelse och revisionsberättelsen samt berättelsen över verksamhetsgranskningen föredras.
3. Bokslutet fastställs och frågan om ansvarsfrihet för styrelsen, sekreteraren, skattmästaren och förvaltningsnämnden prövas.
4. Val av styrelse, förvaltningsnämnd och revisor samt verksamhetsgranskare förrättas såsom i §§ 7, 14 och 15 stadgats.
17 §. Societetens ordinarie sammanträden hålls på dagar som Societeten fastslår.
Extra sammanträde hålls, när styrelsen finner skäl föreligga eller när minst tio ordinarie ledamöter eller när minst en tiondedel av Societetens röstberättigade medlemmar så begär.
Kallelse till sammanträde och övriga meddelanden till ledamöternas kännedom skall ske skriftligen minst tio dagar i förväg. Kallelsen bör innehålla uppgifter om alla vid sammanträdet förekommande viktiga ärenden.
Om styrelsen eller Societetens sammanträde så bestämmer, kan man delta i sammanträden per post, genom datakommunikation eller med något annat tekniskt hjälpmedel antingen under eller före mötet.
18 §. Vid Societetens sammanträden hålls föredrag, lämnas information och förs diskussion i vetenskapliga frågor samt behandlas i sluten session Societetens övriga angelägenheter.
Rösträtt vid Societetens sammanträden tillkommer endast ordinarie ledamot. Beträffande hedersledamot, se 3 §, 5 mom.
19 §. Närmare föreskrifter om sin verksamhet utfärdar Societeten i en arbetsordning.
Ändring av stadgarna och upplösning av Societeten
20 §. Beslut om ändring av dessa stadgar fattas med minst två tredjedels majoritet av det antal röster som givits vid två på varandra följande ordinarie möten.
21 §. Beslut om upplösning av Societeten fattas med minst tre fjärdedels majoritet av det antal röster som givits vid två på varandra följande ordinarie möten.
Fattas beslut om upplösning skall Societeten besluta om användning av dess tillgångar i ett syfte som avser vetenskapernas främjande.
Stadgeändring godkänd på Vetenskaps-Societetens ordinarie möte 21.9.2020 och registrerad i föreningsregistret 12.1.2021.
Arbetsordning för Finska Vetenskaps-Societeten
Allmän organisation
1. Benämning
Enligt stadgarna är Societetens namn Finska Vetenskaps-Societeten r.f. (på finska Suomen Tiedeseura r.y.). I sådana fall, då Societetens officiella svenska eller finska namn inte nyttjas används Societas Scientiarum Fennica. I engelsk text används The Finnish Society of Sciences and Letters, i fransk text Société Scientifique de Finlande och i tysk text Finnische Wissenschaftliche Gesellschaft. Översättning till annat språk är också möjlig.
2. Sektioner och ledamotsrum
Antalet ordinarie ledamotsrum är i varje sektion 30. Då ledamot uppnått 67 års ålder, kan en ny ledamot inväljas på ledamotsrummet.
Ledamot tillhör den sektion som förslagsställaren angivit (se 5§), oberoende av det vetenskapsområde vederbörande anses företräda.
Antalet utländska ledamöter bör inte överstiga antalet ordinarie ledamöter i sektionen.
Om hedersledamots sektionstillhörighet beslutar Societeten vid invalet.
3. Styrelse och funktionärer
Enligt stadgarna skall styrelsens samtliga nio medlemmar vara ordinarie ledamöter av Societeten.
Ständige sekreteraren och skattmästaren skall vara ordinarie ledamöter av Societeten.
Det är ändamålsenligt att sekreteraren och skattmästaren är medlemmar av styrelsen. Ifall de inte är det har de ändå närvaro- och yttrande rätt vid styrelsens möten.
4. Mötesdagar
Societeten sammanträder till ordinarie möte den tredje måndagen i månaden från september till och med maj. Årssammanträdet hålls dock den 29 april. På förslag av styrelsen kan Societeten bestämma att sammanträden hålls på andra dagar.
Inval av nya ledamöter
5. Inval av ordinarie och utländska ledamöter
Enligt stadgarna inväljer Societeten till ordinarie ledamöter finska eller utländska medborgare med hemort i Finland som gjort sig kända såsom självständiga forskare och som kan förutsättas främja Societetens ändamål. Till utländska ledamöter kan Societeten kalla förtjänta vetenskapsidkare med hemort i utlandet.
Vid majmötet meddelas antalet ordinarie ledamotsrum som blir vakanta under kalenderåret. Varje sektion som har lediga ledamotsrum utser en invalsnämnd med sektionens ordförande som sammankallare och 2-4 övriga ledamöter ur sektionen. Invalsnämndernas sammansättning meddelas Societeten till kännedom på majmötet. Invalsnämnderna arbetar aktivt fram till slutet av september för att få in bra förslag.
Förslag till inval av ny ordinarie ledamot framläggs av minst två ordinarie ledamöter tillsammans. De motiverade förslagen lämnas via en webbplattform senast den 30 september. Förslagsställarna bör ange vilken sektion den tilltänkte ledamoten skulle tillhöra.
Invalsnämnderna sammankommer före den 15 oktober och föreslår inval av maximalt så många personer som det finns lediga ledamotsrum. Invalsnämnden kan också föreslå att ett eller flera ledamotsrum inte fylls. Invalsnämndens motiverade förslag tillsammans med alla till sektionen inkomna förslag skickas till sektionens medlemmar. Härefter diskuterar sektionerna förslagen inom sig exempelvis per epost och/eller videokonferens. Efter avslutad diskussion röstar sektionsmedlemmarna elektroniskt. Man kan rösta på vem som helst av de föreslagna personerna men högst med så många röster som det finns lediga rum.
Sektionens förslag består av högst så många personer som det finns lediga ledamotsrum. Förslaget består av de kandidater som fått flest röster i den elektroniska omröstningen och åtminstone hälften av de avgivna rösterna om de föreslagits av invalsnämnden, och två tredjedelar av de avgivna rösterna om de inte föreslagits av invalsnämnden. Detta förslag ges till Societetens allmänna möte. Även om förslaget innehåller personer som fyllt 67 år kan antalet föreslagna personer inte överstiga antalet lediga ledamotsrum.
Sektionernas förslag till inval presenteras på Societetens möte i november. Presentationens syfte är att ge ett underlag för medlemmarna så att de kan ta ställning till om de önskar godkänna förslagen. Medlemmarna kan också ställa frågor till förslagsställarna och invalsnämnderna. Det är inte möjligt att på detta möte komma med motförslag till sektionernas förslag. Ärendet bordläggs till decembermötet.
På Societetens möte i december avgörs ärendet med omröstning. På röstsedeln står varje föreslagen persons namn. Man röstar genom att stryka över icke önskade namn. För att en kandidat skall bli invald krävs att hen får minst två tredjedelar av de avgivna rösterna (dvs. hens namn har strukits över på färre än en tredjedel av röstsedlarna). Om decembermötet hålls på distans eller är ett hybridmöte används elektroniska röstsedlar med samma funktion som de som beskrivits ovan.
Val av utländska ledamöter sker på motsvarande sätt. Det finns dock inga ledamotsrum för utländska ledamöter. Invalsnämnderna skall inte föreslå inval av flera utländska än ordinarie ledamöter. Societeten kan inte på mötet i december välja flera utländska än ordinarie ledamöter i någon sektion.
6. Val av hedersledamot
Förslag till val av hedersledamot bör inlämnas till styrelsen åtföljt av skriftlig motivering undertecknad av minst två ordinarie ledamöter av Societeten.
Sedan styrelsen prövat ärendet meddelar den sin ståndpunkt till den sektion eller de sektioner som närmast motsvarar den föreslagnas verksamhetsinriktning och ber om utlåtande av sektionen. Dessa utlåtanden får inte ges offentlighet, men kan delges förslagsställarna. Sedan styrelsen åter behandlat ärendet, ger den förslaget till Societeten för avgörande.
I kallelsen till Societetens sammanträde, där styrelsens förslag upptas till behandling, bör det framgå att fråga om val av hedersledamot föreligger. Förslaget bordläggs för slutlig behandling vid följande sammanträde. Vid detta sker omröstning med slutna sedlar sedan två rösträknare utsetts. Förslaget godkänns om det tillstyrkts av två tredjedelar av dem som deltagit i omröstningen.
Val av funktionärer och styrelse
7. Valberedningsnämnd
För att bereda val av ordförande och viceordförande, av en till tre styrelsemedlemmar som inte föreslås av sektionerna, av förvaltningsnämnd samt av revisor och verksamhetsgranskare för Societeten, tillsätts en valberedningsnämnd med fem medlemmar. Varje sektion utser sin representant i valberedningsnämnden. Societetens ständige sekreterare verkar som ordförande och sammankallare av nämnden.
8. Val av ordförande och viceordförande
Valberedningsnämnden framlägger sitt förslag till ordförande och viceordförande för kommande verksamhetsår för årssammanträdet. Valberedningsnämnden kan föreslå flera personer för samma post. Finns det fler än en kandidat för samma post förrättas val så som föreskrivs i 7§ av Societetens stadgar.
Ordförande väljs först och därefter viceordförande. Ordförande och viceordförande skall höra till olika sektioner.
Ordförande och viceordförande för Societeten kan återväljas endast två gånger i omedelbar följd. Om till ordförande valts föregående viceordförande, begränsar detta inte möjligheten till återval.
9. Val av styrelse
Valberedningsnämnden skall även för årssammanträdet föreslå val av en till tre styrelsemedlemmar, som inte representerar någon särskild sektion. Det är ändamålsenligt att två av dessa är sekreteraren och skattmästaren, vilka enligt stadgarna kan väljas för högst fem år i sänder. Den så kallade nionde medlemmen i styrelsen väljs för ett verksamhetsår i sänder.
Sektionernas representanter i styrelsen jämte deras personliga suppleanter föreslås av sektionerna, som besluter om detta vid sektionssammanträde. Sektionernas förslag meddelas Societetens årssammanträde.
Årssammanträdet väljer styrelsemedlemmarna så som föreskrivs i 7§ av Societetens stadgar.
Styrelsemedlem, som representerar sektion, samt den nionde medlemmen kan återväljas högst fem gånger i omedelbar följd. Om den nionde medlemmen övergår till att representera sektion eller om en representant för en sektion väljs till nionde medlem kan hen vara styrelsemedlem i högst sex på varandra följande år.
10. Val av förvaltningsnämnd och revisorer.
Valberedningsnämnden gör upp förslag till förvaltningsnämnd, revisor och verksamhetsgranskare samt deras suppleanter. Valet sker på årsmötet så som föreskrivs i stadgarna.
11. Val av sekreterare och skattmästare
Då posten som sekreterare eller skattmästare blir ledig, antingen då en på viss tid vald funktionärs ämbetstid går ut eller då en tillsvidare vald funktionär meddelat att hen ämnar avgå, bör detta utan dröjsmål meddelas Societeten. Samtidigt bör posten utlysas att sökas.
Val av sekreterare och skattmästare sker på förslag av styrelsen. Sedan styrelsen meddelat sitt förslag, sker valet på samma sätt som valet av ordförande. Om en tredjedel av de vid Societetens sammanträde närvarande så önskar, bör valet bordläggas till följande sammanträde.
12. Val av ordförande och sekreterare i sektionerna
Varje sektion utser sin ordförande för en treårsperiod, som börjar vid Societetens närmast följande årssammanträde. Valet meddelas Societetens årssammanträde till kännedom. Om en sektionsordförande avgår under den period för vilken hen valts, utses snarast möjligt en ny ordförande för den återstående delen av perioden. Sektionsordförande skall inte utan särskilda skäl återväljas mer än en gång i omedelbar följd.
Då sektion sammanträder för att välja ordförande, bör detta meddelas i kallelsen. Den som vid valet erhållit det största antalet röster är vald. Om någon av de närvarande av sektionens ledamöter så önskar, sker valet med slutna sedlar.
Valet av viceordförande sker på samma sätt som då ordförande utses.
Om en sektion önskar utse en sekreterare, sker valet för bestämd tid eller tillsvidare enligt sektionens beslut. Valet sker vid sektionssammanträde i vars kallelse ärendet bör ha meddelats.
13. Val av redaktörer
Redaktörer för Societetens skriftserier samt representanter i skriftserienämnder utses av Societeten för angiven period eller tillsvidare på förslag av styrelsen.
14. Val av delegationsmedlemmar
Styrelsen utser Societetens representanter i styrgruppen för Finlands Vetenskapsakademier (CoFA) och i styrelsen för de Vetenskapliga samfundens delegation.
15. Stipendier och stipendienämnder
Varje sektion utser årligen en stipendienämnd bestående av tre till fem ledamöter av sektionen, som helst skall representera olika områden inom sektionen. Dessutom finns en särskild nämnd, den Sohlbergska delegationen, med fem medlemmar och två suppleanter för Bergsrådet Seth Sohlbergs donationsfond. Dessa skall vara ledamöter av Societeten, och de utses av Societetens styrelse för en period av tre år.
Medlemmarna i stipendienämnderna och Sohlbergska delegationen skall bestå av ledamöter, som inte sökt sådant stipendium som den ifrågavarande nämnden behandlar.
Sektionernas eller styrelsens beslut om nämndernas sammansättning bör meddelas Societeten till kännedom.
Stipendienämnderna uppgör förslag angående beviljningarnas storlek och tid. Styrelsen besluter om fördelning av stipendierna i enlighet med fastslagen budget utgående från stipendienämndernas förslag. Resestipendier som sökts under året behandlas inte av någon stipendienämnd utan styrelsen fattar beslut direkt.
Närmare regler för Societetens stipendier finns i de riktlinjer som Societeten antog den 21 december 2020.
Societeten har också ansvaret för den vetenskapliga bedömningen av stipendieansökningar till Magnus Ehrnrooths stiftelse. Enligt stiftelsens stadgar är det Societetens styrelse eller en av den utsedd nämnd som bedömer de årligen inkomna ansökningarna.
16. Pris och prisnämnder samt prisnomineringsnämnder
Professor E. J. Nyströms pris utdelas varje år, i tur och ordning inom de vetenskapsområden som Societetens sektioner representerar. Medlemmarna i nämnden för Professor E. J. Nyströms pris utses av sektionerna. Den sektion som priset gäller utser tre av sina ledamöter till medlemmar av nämnden. Denna sektion utser också nämndens sammankallare. Var och en av de övriga sektionerna utser en av sina ledamöter till medlem av nämnden.
Nämnden för Professor Theodor Homéns pris i fysik består av tre medlemmar ur den matematisk-fysiska sektionen. Dessa utses av den matematisk-fysiska sektionen som också utser sammankallaren.
Nämnden för Professor Theodor Homéns pris i fosterlandets historia består av tre medlemmar ur den humanistiska sektionen. Dessa utses av den humanistiska sektionen som också utser sammankallaren.
Nämnden för Statsrådet Lorenz Lindelöfs pris i matematik består av tre av Societetens medlemmar vilka utses av den matematisk-fysiska sektionen.
Förslag till mottagare av lärarprisen inhämtas av lärarorganisationerna, skolor och privatpersoner. Förslagen behandlas av en prisnämnd. Varje sektion utser en av sina ledamöter till medlem av nämnden. Societetens styrelse utser sammankallaren.
Förslag till mottagare av FD Mikael Björnbergs minnesfonds stipendium ges av en prisnämnd bestående av representanter för Societeten och familjen Björnberg. Societetens styrelse utser nämnden och dess sammankallare.
Societetens styrelse utser prisnämnden för Magnus Ehrnrooths stiftelses pris.
Sektionernas eller styrelsens beslut om nämndernas sammansättning bör meddelas Societeten till kännedom.
Prisnämndernas uppgift är att till Societetens styrelse ge ett motiverat förslag på prismottagare. Nämnderna kan inhämta utlåtanden såväl av Societetens medlemmar som av utom Societeteten stående sakkunniga. Styrelsen fattar de slutgiltiga besluten om prismottagarna, med undantag av Magnus Ehrnrooths stiftelses pris för vilket Stiftelsens styrelse fattar det slutgiltiga beslutet.
Societeten ombeds regelbundet att nominera mottagare av andra organisationers pris. För detta ändamål utser varje sektion vart tredje år en prisnomineringsnämnd bestående av tre till fem ledamöter av sektionen, jämte sammankallare, med en mandatperiod på tre år. Sektionernas beslut om nämndernas sammansättning bör meddelas Societeten till kännedom.
Nämndens uppgift är att till styrelsen ge ett motiverat förslag på mottagare av i fråga varande pris. Nämnden kan också rekommendera att Societeten inte nominerar någon. På basen av nämndens förslag skickar styrelsen nomineringen till den organisation som delar ut priset.
Denna arbetsordning träder i kraft den 1 januari 2022.