Tietosuojaseloste (apuraharekisteri)

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24§
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679, voimaan 25.5.2018
Laatimispäivä 21.5.2018

1. Rekisterinpitäjän nimi sekä yhteystiedot

Suomen Tiedeseura ry
Pohjoinen Makasiinikatu 7 A 6
00130 Helsinki
Puh. 09-633 005
societas@scientiarum.fi
Y-tunnus: 0201172-3
Yhteyshenkilö: Ann-Christin Geust

2. Rekisterin nimi

Suomen Tiedeseuran apurahojen hakemusjärjestelmä ja käsittelyjärjestelmä.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Suomen Tiedeseuran rahastojen ja säätiöiden toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi. Tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa apurahahakemusten vastaanottaminen ja käsittely sekä
myönnettyjen apurahojen maksatus ja seuranta.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin on tallennettu sähköisesti seuraavat hakijaa koskevat, pääsääntöisesti hakijan itse luovuttamat tiedot, kuten:

Nimi
Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti)
Syntymäaika
Asiointikieli
Oppiarvo
Toimi
Toimipaikka
Suomen Tiedeseuran jäsenyys (kyllä/ei)
Vastuunalainen tutkimuksen johtaja
Työryhmän jäsenet
Otsikko tai lyhyt kuvaus tutkimuksesta
Hakemustyyppi (tutkimusapuraha / matka-apuraha / hakemus Hambergin rahastolle)
Haetun apurahan määrä sekä erittely
Tiedeseuran osasto tai rahasto jolta apurahaa haetaan
Suorituspaikka
Suoritusajanjakso
Työskentelyn kesto tällä apurahalla kuukausina
Tutkimus päättymisajankohta
Matka-apurahansaaja (henkilökohtaisesti hakijalle / työryhmän jäsenelle)
Suosittelijat
Aikaisemmat Suomen Tiedeseuralta saadut apurahat
Vireillä olevat hakemukset tätä tarkoitusta varten
Muualta saadut apurahat
Hakemuksen liitteet kuten ansio- ja julkaisuluettelot sekä tutkimussuunnitelma
Suostumus sähköpostilla lähetettäviin käsittelyä koskeviin ilmoituksiin

Edellä mainittujen tietojen lisäksi mahdolliset muut tiedot, joita hakija on hakemuksessaan maininnut.

Jos apuraha myönnetään, tallennetaan rekisteriin sähköisesti hakijatietojen lisäksi seuraavat apurahansaajaa
koskevat tiedot:

Henkilötunnus*
Tilinumero
Maksatusta koskevat tiedot ja maksutapahtumat
Rahasto, josta apuraha myönnetään
Päätöksenteon ajankohtaa koskevat tiedot
Apurahaa koskevat peruutukset ja muutokset
Apurahan käyttöselvityksen eräpäivä
Apurahansaajan selvitys apurahan käytöstä

*Henkilötunnus rekisteröidään apurahanhakijan ja apurahanmyöntäjän oikeusturvan varmistamiseksi. Apurahan myöntäjällä on lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa apurahoista Verohallinnolle maksettujen apurahojen vuosiilmoitusaineistossa ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (myöhemmin Mela) myöntäjän ilmoituksessa, jossa vaaditaan mm. henkilötunnuksen ilmoittaminen.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Hakijan ja hakemuksen tiedot saadaan hakijalta. Käsittelyjärjestelmään kirjataan lisätietoihin tietoa
apurahansaajan kanssa käydystä keskustelusta, kuten keskeytyksistä, palautuksista, muutoksista
suunnitelmaan ja lisätietoja työskentelyajasta.

Rekisteröitävän henkilötietojen luovuttaminen rekisterinpitäjälle on apurahahakemuksen vastaanottamisen ja käsittelyn edellytys.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tieto maksetuista apurahoista ja palkinnoista luovutetaan Verohallinnolle koneellisesti. Tieto myönnetyistä
apurahoista luovutetaan Melalle koneellisesti apurahansaajien sosiaalivakuutusten valvontaa varten (MYEL 141 b §). Luovutukset perustuvat lakisääteiseen velvollisuuteen.

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan hakemuksia arvioivien asiantuntijoiden, Suomen Tiedeseuran hallituksen ja
Suomen Tiedeseuran henkilökunnan käyttöön, lisäksi henkilötietoja käsittelevät teknistä tukea antavat henkilöt.
Apurahojen maksatusta varten tarvittavat tiedot luovutetaan Nordea Bank Oyj:n erikseen nimeämille henkilöille.
Käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista salasanaa ja kaikilla henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on
vaitiolovelvollisuus.

Myönnettyjen apurahojen ja palkintojen tiedot julkaistaan Suomen Tiedeseuran kotisivuilla sekä vuosikertomuksessa ja vuosikirja Sphinxissä. Saajista ilmoitetaan seuraavat tiedot:

Nimi
Oppiarvo
Apurahan määrä
Hakemuksen aihe

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä työtehtäviensä suorittamiseksi. Pääsy rekisteriin edellyttää
käyttäjätunnusta ja salasanaa. Suomen Tiedeseuran tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu
palomuurilla sekä muilla turvallisuustason takaavilla teknisillä toimenpiteillä.

Henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus.

Hakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella.

8. Tietojen säilytys

Apurahahakemukset, myönnöt ja käyttöselvitykset säilytetään 15 vuotta sähköisessä käyttöarkistossa, jonne
pääsy on vain nimetyillä henkilöillä Suomen Tiedeseuran kansliassa. Tämän jälkeen materiaali arkistoidaan
Suomen Tiedeseuran arkiston yhteyteen ja säilytetään toistaiseksi.

Arkaluonteisia henkilötietoja, henkilötunnusta ja tilinumeroa, säilytetään vain niin kauan kuin apuraha-asioiden hoitamiseksi on tarpeellista. Tiedot poistetaan viimeistään 13 kuukautta siitä että apurahansaajan käyttöselvitys on hyväksytty, kuitenkin siten että lainsäädännön asettamat määräajat kirjanpitoaineiston säilyttämiselle täyttyvät.

9. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti
rekisterinpitäjän luona. Tarkastuspyyntö osoitetaan Suomen Tiedeseuralle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun
osoitteeseen.

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada tietoa itseään koskevista lausunnoista tai niiden sisällöstä.

10. Tiedon korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on syytä
tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Korjaamispyyntö osoitetaan Suomen Tiedeseuralle ja lähetetään
kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.